SECARA UMUM
Delegasi adalah praktik memberikan wewenang dan tanggung jawab atas kegiatan khusus kepada seseorang atau kelompok sehingga bobot (kinerja) sama dengan yang lainnya. Tindakan delegasi tidak dialihkan secara transparan dan orang yang telah mendelegasikan pekerjaan sebagai sisa pekerjaan harus transparan.
Tujuan delegasi adalah untuk:
- Mengalokasikan pekerjaan secara efektif kepada tim individu dan penyedia dalam proyek, program, atau portofolio
- menggunakan delegasi sebagai suatu perangkat motivasi dan pengembangan.
DELEGASI TUGAS
Delegasi tugas bukan sekedar meminta atau memerintah anggota tim untuk bekerja, tetapi juga bertujuan memberi kesempatan bagi anggota tim lain untuk mengembangkan diri, meningkatkan mekanisme kerja organisasi, serta mendorong anggota tim untuk berorientasi pada target. Delegasi tugas juga menunjukkan kepercayaan seorang pemimpin ke anggota timnya. Lalu, bagaimana cara delegasi tugas yang efektif? Berikut penjelasannya.
- Menyesuaikan Job Description dengan Kemampuan Anggota Tim
Hal ini bukan berarti anggota tim yang tidak memiliki keahlian khusus tidak dipercayakan dengan tugas atau harus dikeluarkan dari perusahaan. Justru situasi ini merupakan tugas leader yang sesungguhnya, di mana Anda dapat membantu anggota tim mengembangkan potensinya. Jangan berikan tugas ke anggota tim yang tidak menguasai bidang pekerjaan. Kecuali bila Anda memberikan waktu lebih untuk anggota tim untuk mempelajari dan menguasai pekerjaan baru tersebut.
- Sampaikan Delegasi Tugas dengan Cara yang Tepat
Sebagai pemimpin, pastikan Anda telah melakukan komunikasi dua arah, antara Anda dan anggota tim Anda. Ajaklah anggota tim Anda untuk mengobrol sejenak agar mereka nyaman lalu informasikan tugas baru yang ingin Anda berikan. Pastikan Anda jelaskan ekspektasi dan deadline secara tegas namun tetap pengertian: apakah ia sanggup menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline? Apakah ia merasa sanggup diberikan tanggung jawab yang lebih besar?
- Dampingi Anggota Tim
Jika anggota tim mengalami kendala saat bekerja, peran leader kembali dibutuhkan. Dampingilah anggota tim Anda untuk membantunya menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebagai leader, Anda harus aktif menanyakan pekerjaan yang diberikan sudah sejauh mana, apa saja kendalanya secara spesifik. Ingat bahwa tida semua anggota tim dapat jujur tentang apa yang ia inginkan, mungkin karena takut atau malu.
- Dukungan dan Komunikasi
Setelah Anda mendelegasikan tugas baru pada anggota tim, pastikan untuk memonitor apa yang sedang terjadi dan segera beritahu anggota tim apabila terjadi sesuatu atau ada perubahan. Jangan lupa untuk membuka kesempatan tanya jawab bagi mereka, terutama bila pekerjaan yang diberikan membutuhkan banyak data dan informasi.
- Berikan Penghargaan
Ketika anggota tim berhasil menyelesaikan tugas delegasi yang diberikan, berikan apresiasi terhadap pekerjaan yang telah diselesaikan dengan baik. Meskipun hanya dalam bentuk ucapan terima kasih, hal tersebut dapat meningkatkan kebahagiaan dan juga memberikan makna untuk anggota tim Anda. Hal tersebut juga dapat memicu mereka untuk terus memberikan yang terbaik untuk Anda dan perusahaan.
TAHAPAN DALAM MELAKUKAN DELEGASI
Kegagalan seorang pemimpin dalam mencapai tujuan dipengaruhi juga dengan cara bagaimana melakukan delegasi. Untuk proses keberhasilan sebuah kepemimpinan diperlukan keahlian dalam mendelegasikan pekerjaan. Yang terutama harus disadari bahwa pendelegasian pekerjaan harus memperhatikan kesiapan seorang bawahan, diperlukan kejelian pemimpin dalam melihat kesiapan seorang bawahan. Pendelegasian pekerjaan umumnya juga harus disertai dengan pendelegasian wewenang, memberikan pekerjaan saja tanpa memberikan wewenang membuat gagalnya tugas yang diberikan. Berikut ini beberapa tahapan sederhana dalam mendelegasikan pekerjaan.
Tahapan Pendelegasian
- Introduce the task
Tahap pertama saat melakukan pendelegasan tugas adalah dengan memberikan pengenalan yang jelas tentang apa yang yang harus dilakukan. Kesalahan bawahan melakukan pekerjaan seringkali bukan karena tingkat kemampuannya yang rendah, namun ketidakjelasan atasan menyampaikan tugas membuat gagalnya sebuah pekerjaan.
- Demonstrate clearly
Setelah memperkenalkan tugas atau pekerjaan yang harus dilakukan, seorang atasan sangat perlu untuk memperagakan bagaimana pekerjaan itu harus dilakukan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggambarkan, menggerak, dan bentuk-bentuk visualisasi yang lain.
- Ensure the understanding
Pengertian seorang bawahan terhadap apa yang harus dilakukan memerlukan konfirmasi kembali. Konfirmasi bisa dilakukan dengan bertanya kembali, meminta untuk menjelaskan ulang apa yang sudah disampaikan atasan.
- Allocate authority & information
Mengalokasikan wewenang dan informasi diperlukan untuk suksesnya pendelegasian. Apabila seorang atasan mendelegasikan kepada bawahannya untuk memimpin pertemuan, atau bernegosiasi dengan pelanggan, sangat diperlukan bawahan mengerti informasi tentang pertemuan itu dan wewenang untuk memutuskan, bila tidak maka tentu kekacauan saja yang akan terjadi.
- Let him go
Proses pendelegasian memerlukan kepercayaan atasan kepada bawahan, itulah sebabnya maka langkah selanjutnya adalah biarkan bawahan melakukan apa yang ditugaskan. Kekuatiran pemimpin dalam mendelegasikan seringkali membuat bawahan berulangkali ditanya tentang progres sebuah pekerjaan, sehingga hal ini membuat bawahan seolah tidak dibiarkan mengerjakan tugasnya sendiri. Kekuatiran seorang pemimpin terjadi pada saat pertamakali mendelagasikan kepada bawahan yang belum dikenal reputasinya. Kebesaran hati pemimpin terletak pada keberaniannya untuk mempercayakan tugas kepada bawahan, dan menolongnya untuk berhasil.
- Support and monitor
Setelah tahap-tahap pendelegasian dilakukan, maka tahap yang terpenting dalam pendelegasian adalah usaha seorang pemimpin untuk memonitor dan memberikan dukungan kepada bawahan. Tentunya dukungan diperlukan bukan saja pada saat terakhir, seluruh proses pendelegasian memerlukan dukungan dari atasan.
Tahapan-tahapan pendelegasian memerlukan juga pendekatan kepribadian kepada bawahan. Adaptasi kepribadian seorang pemimpin diperlukan untuk membuat berhasil pendelegasian. Saat memperkenalkan, mendemonstrasikan, mengkonfirmasikan diperluka sikap yang memahami bawahan. Saat mengalokasikan wewenang dan membiarkan bawahan melakukan pekerjaannya diperlukan sikap yang memotivasi bawahan. Hanya pada saat memonitor diperlukan sebuah sikap yang tegas untuk memastikan keberhasilan pekerjaan.
Proses pendelegasian sangat diperlukan bukan saja untuk keberhasilan sebuah pekerjaan namun juga untuk pengembangan seorang bawahan mencapai kemampuannya yang optimal. Proses legacy dalam kepemimpinan memerlukan pendelegasian pemimpin kepada bawahan.
5 Cara Delegasi Tugas yang Lebih Efektif
Delegasi tugas bukan sekedar meminta atau memerintah anggota tim untuk bekerja, tetapi juga bertujuan memberi kesempatan bagi anggota tim lain untuk mengembangkan diri, meningkatkan mekanisme kerja organisasi, serta mendorong anggota tim untuk berorientasi pada target. Delegasi tugas juga menunjukkan kepercayaan seorang pemimpin ke anggota timnya. Lalu, bagaimana cara delegasi tugas yang efektif? Berikut penjelasannya.
- Menyesuaikan JobDescriptiondengan Kemampuan Anggota Tim
Hal ini bukan berarti anggota tim yang tidak memiliki keahlian khusus tidak dipercayakan dengan tugas atau harus dikeluarkan dari perusahaan. Justru situasi ini merupakan tugas leader yang sesungguhnya, di mana Anda dapat membantu anggota tim mengembangkan potensinya. Jangan berikan tugas ke anggota tim yang tidak menguasai bidang pekerjaan. Kecuali bila Anda memberikan waktu lebih untuk anggota tim untuk mempelajari dan menguasai pekerjaan baru tersebut.
- Sampaikan Delegasi Tugas dengan Cara yang Tepat
Sebagai pemimpin, pastikan Anda telah melakukan komunikasi dua arah, antara Anda dan anggota tim Anda. Ajaklah anggota tim Anda untuk mengobrol sejenak agar mereka nyaman lalu informasikan tugas baru yang ingin Anda berikan. Pastikan Anda jelaskan ekspektasi dan deadline secara tegas namun tetap pengertian: apakah ia sanggup menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan deadline? Apakah ia merasa sanggup diberikan tanggung jawab yang lebih besar?
- Dampingi Anggota Tim
Jika anggota tim mengalami kendala saat bekerja, peran leader kembali dibutuhkan. Dampingilah anggota tim Anda untuk membantunya menyelesaikan permasalahan tersebut. Sebagai leader, Anda harus aktif menanyakan pekerjaan yang diberikan sudah sejauh mana, apa saja kendalanya secara spesifik. Ingat bahwa tida semua anggota tim dapat jujur tentang apa yang ia inginkan, mungkin karena takut atau malu.
- Dukungan dan Komunikasi
Setelah Anda mendelegasikan tugas baru pada anggota tim, pastikan untuk memonitor apa yang sedang terjadi dan segera beritahu anggota tim apabila terjadi sesuatu atau ada perubahan. Jangan lupa untuk membuka kesempatan tanya jawab bagi mereka, terutama bila pekerjaan yang diberikan membutuhkan banyak data dan informasi.
- Berikan Penghargaan
Ketika anggota tim berhasil menyelesaikan tugas delegasi yang diberikan, berikan apresiasi terhadap pekerjaan yang telah diselesaikan dengan baik. Meskipun hanya dalam bentuk ucapan terima kasih, hal tersebut dapat meningkatkan kebahagiaan dan juga memberikan makna untuk anggota tim Anda. Hal tersebut juga dapat memicu mereka untuk terus memberikan yang terbaik untuk Anda dan perusahaan.
Lakukan Semuanya dengan Benar dan Tepat
Sekarang Anda sudah tahu, bahwa delegasi adalah sebuah keputusan riskan yang terkadang harus diambil oleh sebuah perusahaan. Tujuannya, tidak lain adalah untuk mengembangkan perusahaan atau organisasi tersebut ke batas maksimalnya.
Hal ini, juga akan memberikan para karyawan kesempatan untuk lebih mengeksplor kemampuan yang dimiliki, terutama di lini yang mereka sukai.
Hal inilah yang akan memberikan keuntungan kepada perusahaan atau organisasi di masa yang akan datang.
Namun, hal ini juga tidak bisa dilakukan secara asal-asalan dan penuh pertimbangan. Pilih dengan benar siapa orang yang tepat untuk didelegasikan dan jangan lupa untuk melakukan evaluasi di akhir penugasan.
Artikel ini ditulis oleh : Siti Merli Azizahwati (191011200357), Nur Muhammad Habibi (191011202086) Syafrudin Gofinda (191011200162) Mahasiswa Universitas Pamulang.
